4 vấn đề thường hay bị bỏ quên của việc tổ chức sự kiện
Trong suốt quy trình diễn ra event, từ khâu lên kịch bản chương trình cho đến khi tiến hành tổ chức, nhà quản trị sự kiện luôn phải chuẩn bị và hoàn thành tốt tất cả mọi việc.
Tuy nhiên không ai là hoàn hảo mà không mắc phải những sai lầm, vẫn có những sự việc được xem là cơ bản nhưng lại thường hay bị bỏ quên. Vì thế, hãy cùng Đất Việt Tour điểm qua chúng và ghi nhớ để chú ý cẩn thận hơn trong khâu tổ chức bạn nhé!
Tham khảo cty du lich uy tín, chất lượng tại đây
BÃI GIỮ XE ĐỦ DIỆN TÍCH VÀ AN TOÀN
Khi chọn lựa địa điểm tổ chức sự kiện thì bạn cũng cần khảo sát trước và tính toán cẩn thận về vấn đề giữ xe cho khách. Có những hội trường hay trung tâm tổ chức sự kiện với cơ sở vật chất cực kỳ tốt và hầm hố nhưng lại không đầu tư xứng tầm cho khu vực bãi giữ xe hoặc phải đi một khoảng khá xa mới tới được địa điểm đó. Điều này gây tác động trực tiếp tới suy nghĩ khách mời, làm cho chất lượng dịch vụ của nơi tổ chức ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện.
Vì vậy khi triển khai đánh giá sự phù hợp của địa điểm tổ chức, ngoài việc nơi đó có trang thiết bị hoàn hảo thì bạn cũng cần xem xét thật cẩn thận bãi giữ xe để đảm bảo an toàn được sự an toàn, đủ diện tích và tiện nghi cho khách tham dự. Nếu trường hợp bắt buộc phải thuê một địa điểm giữ xe khác thì cần dựa vào số lượng khách mời và vị trí của nơi tổ chức để chọn được nơi tương xứng. Một chú ý khác là tùy thuộc vào đối tượng, loại hình sự kiện mà bạn cần tính toán phân chia đủ không gian của xe máy và xe hơi.
BÀN GHẾ VÀ MÁY PHÁT ĐIỆN DỰ PHÒNG
Chương trình event khi diễn ra sẽ mang tính chất trực tiếp nên rất khó tránh khỏi các tình huống xấu bất cứ lúc nào. Vì thế, bạn cần chủ động lường trước những rủi ro để kịp thời đưa ra các phương án giải quyết sự việc phát sinh lập cập và công dụng. Có 2 tình huống thường gặp nhất là không đủ bàn ghế do số lượng khách mời tăng ngoài dự kiến và mất điện bất ngờ. Nếu bạn không dự trù trước những việc này thì rất rất có thể sự kiện sẽ bị gián đoạn và gây ra sự khó chịu cho người tham gia.
Để giải quyết vấn đề này thì bạn cần chuẩn bị sẵn một lượng bàn ghế nhất định và máy phát điện dự phòng luôn trong trạng thái sẵn sàng vận động. Sự chu đáo về mọi mặt sẽ giúp bạn ứng biến kịp thời và tạo được sự bài bản với vai trò là 1 trong những nhà tổ chức sự kiện.
ĐẢM BẢO VỆ SINH, SẠCH ĐẸP
Đứng trên quan điểm của một vị khách được mời đến buổi event, họ sẽ luôn có những đánh giá cho riêng mình. Đó có thể là về cách trang trí sân khấu, thái độ nhân viên phục vụ, cơ sở vật chất,… nhưng nhiều nhất chắc rằng là về món ăn và vụ việc vệ sinh. Đây chính là một yếu tố mà nhiều nhà quản trị sự kiện hay bỏ quên hoặc ít khi chăm chú đến.
Xét đến khía cạnh đầu tiên trong không gian tổ chức sự kiện, bạn cần phải bố trí một vài nhân viên phụ trách dọn vệ sinh thường xuyên để giúp cho nơi diễn ra event luôn sạch sẽ. Ngoài ra, rất có thể đặt thêm những bảng lưu ý được thiết kế vui nhộn, lạ mắt nhằm nhắc khéo khách mời trong việc giữ gìn vệ sinh chung và bỏ rác đúng nơi quy định.
Còn về vấn đề thức ăn và an toàn vệ sinh thực phẩm thì bạn cũng nên chú ý trong việc lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ ẩm thực uy tín và chất lượng, nhằm mang lại những món ăn ngon, hợp khẩu vị và an toàn cho khách mời.
GIỮ GÌN AN NINH TRẬT TỰ
Để tránh tình trạng có sự xuất hiện của một số ít thành phần xấu trà trộn vào sự kiện và đảm bảo sự an ninh tuyệt đối cho tất cả mọi người, bạn cần phải thuê thêm 2 – 3 nhân viên bảo vệ tùy thuộc vào quy mô, tính chất của sự kiện. Bên cạnh đó, cần có thêm một bộ phận trực trước cổng ra vào để kiểm soát và điều hành được số lượng thực tế và danh tính của khách đến tham dự. Đây chính là một vấn đề quan trọng mà bạn cần ghi nhớ.
Hãy thật cẩn thận và chi tiết trong mọi trường hợp là cách giúp bạn có một sự kiện thành công suôn sẻ. Với những chia sẻ trên, hy vọng bạn sẽ chú trọng nhiều hơn đến các yếu tố về bãi giữ xe, thiết bị dự phòng, vệ sinh và bảo vệ để tất cả khách mời đều cảm thấy hài lòng và vui vẻ nhất.
Thanh Lộc – Đất Việt Tour